Callsheet erstellen: was auf die Tagesdisposition gehört
Ein Callsheet — auf Deutsch die Tagesdisposition — ist das Dokument, das allen Beteiligten sagt, wo sie wann sein müssen und was dort passiert. Es beschreibt genau einen Drehtag und ist für die Menschen geschrieben, die ihn arbeiten. Nicht für die Produktionsübersicht, nicht für den Kunden.
Die meisten Callsheets enthalten die richtigen Informationen. Woran sie scheitern, ist der letzte Meter: als PDF um 23 Uhr verschickt, auf dem Handy in einer Tiefgarage mit einem Balken Empfang geöffnet, und bereits überholt, weil sich die Location nach dem Versand geändert hat.
Callsheet und Drehplan sind nicht dasselbe
Die Begriffe werden ständig vermischt — und das ist der erste Grund, warum am Set niemand mehr weiß, welchem Dokument er trauen soll.
| Drehplan | Callsheet (Tagesdispo) | |
|---|---|---|
| Zeitraum | die gesamte Produktion | genau ein Drehtag |
| Zielgruppe | Produktion, Regie, Kunde | die Crew, die morgen antritt |
| Inhalt | alle Drehtage, Motive, Zeiträume | Call Times, Adressen, Ablauf, Kontakte |
| Frage, die er beantwortet | „Wann drehen wir was?" | „Wann bin ich wo, und was passiert da?" |
Das Callsheet ist ein Tag, herausgezogen aus dem Drehplan, plus alles, was das Set braucht und der Drehplan nicht führt: Parken, das nächste Krankenhaus, wen man anruft, wenn der Darsteller nicht auftaucht.
Die Abschnitte, die eine Tagesdispo braucht
Ein Callsheet beantwortet die vier W-Fragen — wer, was, wo, wann — für einen Tag. In der Praxis sind das acht Blöcke.
1. Kopf: Produktion, Tag und Datum
Produktionstitel, Drehtag mit Gesamtzahl („Tag 2 von 4"), das Datum und die Version. Die Version gehört wirklich darauf: Ohne sie ist ein ausgedrucktes Callsheet nicht mehr vom vorherigen zu unterscheiden.
2. Zeiten, auf die es ankommt
Allgemeine Crew Call Time, dazu alle Zeiten, die davon abweichen: Darsteller, Maske, erster Take, Mittagspause, geplanter Wrap. Sonnenauf- und -untergang gehören ebenfalls hierher — bei Außenaufnahmen sind sie harte Rahmenbedingungen.
3. Location — und wie man wirklich hinkommt
Die Adresse ist der einfache Teil. Vergessen wird alles danach: wo geparkt wird, welcher Eingang, welches Stockwerk, ob es eine Ladezone gibt und wer den Schlüssel hat. Eine Crew, die um 7 Uhr vor einem verschlossenen Gebäude steht, ist die teuerste Art von Verzögerung — alle sind bereits in der Zeit.
4. Der Ablauf
Die Blöcke des Tages in Reihenfolge, jeder mit Dauer, Location und der Unit, die ihn dreht. Umbauzeiten und Fahrten stehen als eigene Einträge dort: Wer sie nicht aufschreibt, hat sie trotzdem — dann aber zulasten des nächsten Blocks.
5. Wer an dem Tag dabei ist
Crew nach Funktion mit ihrer Call Time, Darsteller mit ihrer. Namen und Rollen, keine vollständige Kontaktdatenbank — ein Callsheet, auf dem die privaten Nummern aller Beteiligten stehen, ist ein Datenschutzproblem, das du nicht brauchst.
6. Die wichtigen Kontakte
Produktion, Aufnahmeleitung, Locationbetreuung, Ansprechpartner beim Kunden. Zwei oder drei Nummern, die am Drehtag wirklich erreichbar sind, sind mehr wert als fünfzehn, an die niemand rangeht.
7. Sicherheit und Logistik
Das nächste Krankenhaus mit Adresse, besondere Gefahren vor Ort und die Wetterlage. Catering und Unverträglichkeiten gehören ebenfalls dazu — bei einem Tag von 6 bis 20 Uhr ist die Verpflegung ein Planungspunkt, keine Nebensache.
8. Hinweise
Was für genau diesen Tag gilt: eine Lärmauflage bis 9 Uhr, ein Kundenbesuch nach der Mittagspause, eine Drehgenehmigung, die nur ein bestimmtes Zeitfenster abdeckt.
Warum das PDF vom Vorabend nicht mehr trägt
Am Inhalt liegt es selten. Es liegt an der Verteilung, aus drei Gründen.
- Es ist schon überholt. Zwischen Versand und Dreh ändert sich fast immer etwas. Das PDF ändert sich nicht mit, also kommt die Korrektur als zweiter Anhang — und jetzt kursieren zwei Dokumente.
- Es ist dort unlesbar, wo es gelesen wird. Am Set klappt niemand einen Laptop auf. Ein dichtes A4-Layout auf sechs Zoll heißt zoomen und scrollen, um eine Uhrzeit zu finden.
- Jeder bekommt alles. Die Kamera-Unit braucht ihre nächsten zwei Blöcke, nicht den Ablauf von drei Units. Jede Zeile, die sie nichts angeht, ist eine Zeile, in der sie ihre eigene übersieht.
Dazu die Frage, wer überhaupt was sehen soll. Der Kunde braucht keine Call Times der Crew und keine internen Notizen, die Crew keine Kundenkommentare. In einem einzigen PDF ist beides dasselbe Dokument.
Den Tag korrekt halten, während er läuft
Genau darum geht es bei der Shooting-Planung in Exportlab: Der Tag entsteht aus einem lebenden Plan statt aus einer Datei, und jeder sieht den Teil, der ihn betrifft.
- Die Crew kommt per Einladungslink dazu — ohne Account-Zwang, was zählt, wenn die halbe Crew freiberuflich für einen Tag dabei ist.
- Jeder sieht seinen eigenen Tag, nicht den Gesamtplan mit allen Units.
- Der Kunde bekommt einen eigenen Link und sieht nur, was freigegeben ist.
- Änderungen sind sofort bei allen, womit „ist das die aktuelle Version?" als Frage wegfällt.
Am Drehtag zeigt die App den Block, der gerade läuft, und den danach — für genau die Person, die draufschaut, mit der Checkliste für vor Ort daneben. Der Tag bleibt offline lesbar, was in Tiefgaragen, Landgasthöfen und Kellern der Unterschied zwischen einem Plan und einer guten Absicht ist.
Die Größenordnung ist offen: ein Solo-Dreh mit zehn Blöcken von Setup bis Abbau, oder vier Tage mit drei Units an acht Locations. Die Shooting-Planung ist derzeit Beta und wird pro Workspace freigeschaltet.
Callsheet-Fehler, die den Morgen kosten
Keine Versionsnummer
Zwei PDFs, beide „callsheet_final". Niemand erkennt, welches gilt — also fragen alle nach.
Adresse ohne Zugangsdetails
Die Postleitzahl bringt dich zum Gebäude. Parken, Eingang, Stockwerk und der Schlüssel bringen dich hinein.
Umbauzeiten fehlen
Umbau, Licht und Fahrt passieren, ob sie draufstehen oder nicht. Ungeplant gehen sie vom nächsten Block ab.
Alle Telefonnummern auf einer Seite
Ein Callsheet ist keine Kontaktdatenbank. Nur die Personen listen, die wirklich angerufen werden.
Zu spät verschickt
Wer um 23 Uhr versendet, erreicht die, die noch wach sind. Alles, was eine Rückmeldung braucht, muss früher raus.
Ein Dokument für Crew und Kunde
Der Kunde liest interne Notizen, die Crew wühlt sich durch Kundensprache. Beide sind schlecht bedient.
FAQ: Callsheet
Was gehört in ein Callsheet?
Produktionstitel und Drehtag, das Datum, Call Times für Crew und Darsteller, die Location mit Parken und Zugang, der Ablauf des Tages, wer dabei ist, die wichtigen Kontakte, Sicherheitsangaben inklusive nächstem Krankenhaus, Wetter, Catering und Hinweise, die nur für diesen Tag gelten.
Was ist der Unterschied zwischen Callsheet und Drehplan?
Der Drehplan umfasst die gesamte Produktion mit allen Drehtagen. Das Callsheet ist ein einzelner Tag daraus, geschrieben für die Crew dieses Tages, angereichert um die praktischen Angaben, die der Drehplan nicht führt: Parken, Zugang, Kontakte, Sicherheit.
Wann sollte das Callsheet verschickt werden?
Früh genug, dass Rückfragen noch möglich sind — praktisch also am Vortag statt spät in der Nacht. Alles, was eine Reaktion braucht, etwa ein Terminkonflikt oder eine fehlende Drehgenehmigung, braucht Zeit, um überhaupt aufzufallen.
Wer erstellt das Callsheet?
Bei größeren Produktionen die Aufnahmeleitung oder Regieassistenz, auf Basis des Drehplans. Bei kleinen Drehs macht es, wer produziert — bei einem Solo-Videografen also du selbst.
Braucht die ganze Crew alle Kontaktdaten?
Nein, und breit gestreute Privatnummern sind ein Datenschutzproblem. Es reichen die wenigen Personen, die während des Drehs tatsächlich angerufen werden: Produktion, Aufnahmeleitung, Locationbetreuung und der Ansprechpartner beim Kunden.
Fazit
Ein gutes Callsheet ist nicht das mit den meisten Informationen. Es ist das, auf dem die Person, die um 6:45 Uhr aufs Handy schaut, ihre Call Time, den Eingang und den ersten Block findet — ohne an drei fremden Units vorbeizuscrollen.
Das ist genauso ein Verteilungsproblem wie ein Dokumentenproblem. Entsteht der Tag aus einem lebenden Plan statt aus einem Anhang, verschwindet die Versionsfrage und jeder bekommt seinen Ausschnitt. Wie das aussieht, zeigt die Shooting-Planung; die Struktur dahinter steht im Beitrag zum Drehplan.
