Drehplan erstellen: Aufbau, Zeitpuffer und was am Set wirklich zählt
Ein Drehplan scheitert selten daran, dass jemand zu wenig geplant hat. Er scheitert daran, dass die Planung in einer Tabelle steht, die am Drehtag niemand mehr aufmacht – weil sie fünfzehn Tabs hat, weil die Version vom Dienstag im Umlauf ist, oder weil auf dem Handy schlicht nichts lesbar ist.
Dieser Beitrag zeigt, wie ein Drehplan aufgebaut sein muss, damit er den Kontakt mit der Realität überlebt: welche Angaben pro Drehblock nötig sind, wie du Puffer setzt, die nicht sofort aufgefressen werden, und wo die Grenze zwischen Drehplan und Callsheet verläuft.
Drehplan und Callsheet sind zwei verschiedene Dokumente
Die Begriffe werden ständig vermischt, meinen aber unterschiedliche Dinge – und das ist der erste Grund, warum Pläne unübersichtlich werden.
| Drehplan | Callsheet (Tagesdispo) | |
|---|---|---|
| Zeitraum | die gesamte Produktion | genau ein Drehtag |
| Zielgruppe | Produktion, Regie, Kunde | die Crew, die morgen antritt |
| Inhalt | alle Drehtage, Motive, Zeiträume | Call Times, Adressen, Ablauf, Kontakte |
| Frage, die er beantwortet | „Wann drehen wir was?" | „Wann bin ich wo, und was passiert da?" |
Ein Drehplan ist die Gesamtübersicht. Das Callsheet ist der Auszug daraus für einen Tag, angereichert um alles, was am Set gebraucht wird: Treffpunkt, Parken, Ansprechpartner, Wetter. Bei einem Solo-Dreh fallen beide zusammen. Ab zwei Teams braucht es die Trennung, sonst liest die Kamera-Unit Informationen, die sie nichts angehen.
Der Drehblock ist die richtige Einheit
Die meisten Drehpläne sind Listen von Uhrzeiten. Das funktioniert genau so lange, bis sich etwas verschiebt – und dann stimmt keine einzige Zeile mehr.
Robuster ist die Planung in Drehblöcken. Ein Block ist eine abgeschlossene Einheit mit einem Setup: ein Interview, eine B-Roll-Runde, ein Produktdetail. Jeder Block trägt dieselben fünf Angaben:
- Was wird gedreht – Titel und, wenn vorhanden, die Shot-List-Referenz
- Wie lange dauert es – die Dauer, nicht nur die Startzeit
- Wer ist beteiligt – Team oder Unit, nicht jede einzelne Person
- Wo – die Location, mit Anfahrt und Treffpunkt
- Womit – das Equipment, das für genau diesen Block gebraucht wird
Der Vorteil zeigt sich beim ersten Verzug: Wenn Blöcke Dauern statt fester Uhrzeiten haben, rückt alles Folgende automatisch mit. Eine Uhrzeitenliste musst du in derselben Situation Zeile für Zeile neu tippen – meistens während die Crew wartet.
Umbauzeiten sind eigene Blöcke
Der häufigste Planungsfehler: Umbau, Licht-Setup und Fahrtzeit tauchen im Plan nicht auf. Sie passieren trotzdem – nur eben ungeplant, und dann auf Kosten des nächsten Drehblocks.
Ein Licht-Setup für ein Interview dauert selten unter 30 Minuten. Ein Locationwechsel innerhalb einer Stadt kostet die Fahrtzeit plus Auf- und Abbau, realistisch also das Doppelte der reinen Fahrt. Wer diese Blöcke einträgt, bekommt einen Plan, der zwar weniger Drehzeit ausweist – aber einen, der hält.
Puffer, die den Drehtag tatsächlich retten
Puffer am Ende des Blocks, nicht am Ende des Tages
Ein Sammelpuffer um 18 Uhr hilft um 11 Uhr niemandem. Zehn Minuten hinter jedem kritischen Block fangen Verzug dort ab, wo er entsteht.
Der erste Block des Tages ist immer der längste
Ankommen, aufbauen, einleuchten, Ton testen. Wer den ersten Block knapp plant, startet den ganzen Tag im Rückstand.
Kritische Inhalte nach vorn
Was zwingend im Kasten sein muss, wird früh gedreht. Was optional ist, wandert ans Ende – dort wird gestrichen, wenn es eng wird.
Verfügbarkeit von Personen zuerst setzen
Der CEO hat 40 Minuten, der Raum ist ab 14 Uhr belegt. Diese Fixpunkte stehen fest, alles andere plant sich drumherum.
Goldene Stunde ist ein Fixtermin
Bei Außenaufnahmen bestimmt der Sonnenstand den Block, nicht der Ablaufplan. Das rückwärts zu planen ist einfacher als andersherum.
Ein Block mit Reserve für Wiederholungen
Der Take, der später fehlt, ist meistens der, für den am Drehtag keine Zeit mehr war. Ein Reserveblock kostet weniger als ein Nachdreh.
Warum die Tabelle am Set aufhört zu funktionieren
Für die Planungsphase ist eine Tabelle völlig in Ordnung. Am Drehtag kippt sie aus drei Gründen:
- Versionen. Sobald der Plan als Datei verschickt wird, existiert er in mehreren Ständen. Die Frage „ist das die aktuelle Version?" kostet am Set mehr Zeit als jede Planänderung.
- Lesbarkeit auf dem Handy. Am Set schaut niemand auf einen Laptop. Eine 15-spaltige Tabelle auf einem 6-Zoll-Display ist keine Arbeitsgrundlage.
- Zu viel Information pro Person. Die Kamera-Unit braucht ihre nächsten zwei Blöcke, nicht den Gesamtplan mit allen Teams. Jede Zeile, die nicht sie betrifft, ist eine Zeile, in der sie ihre eigene übersieht.
Dazu kommt der Kunde. Er will wissen, wann was passiert – aber nicht jede interne Notiz und nicht jede Umbaupause sehen. In einer geteilten Tabelle ist beides dasselbe Dokument.
Ein Plan, den Crew und Kunde gleichzeitig sehen
Genau dafür ist die Shooting-Planung in Exportlab gebaut: ein Plan, beliebig viele Drehtage, und jeder sieht davon den Ausschnitt, der ihn betrifft.
Die Planung selbst deckt sechs Bereiche ab, die sonst auf mehrere Dateien verteilt sind:
- Drehplan & Timetable – Blöcke mit Zeit, Dauer, Team und Location. Verschiebst du einen Block, rückt alles danach mit.
- Teams & Crew – wer an welchem Block hängt. Die Crew kommt per Einladungslink dazu, ohne Account-Zwang.
- Content & Scripts – jeder Block weiß, was gedreht wird; Shot List und Skript liegen direkt daneben.
- Locations & Karte – alle Drehorte auf einer Karte, eingefärbt nach Unit, mit Anfahrt und Parken.
- Equipment & Checkliste – was mit muss, pro Block abhakbar.
- Beteiligte & Kunde – der Kunde bekommt einen Link und sieht ausschließlich, was freigegeben ist.
Am Drehtag übernimmt die App. Sie zeigt den Block, der gerade läuft, und den, der danach kommt – für genau die Person, die draufschaut, ohne Scrollen durch fremde Units. Dazu die Checkliste für vor Ort, und der Tag bleibt offline lesbar, was in Tiefgaragen und Landgasthöfen der eigentliche Unterschied ist.
Die Größenordnung ist dabei offen: Das reicht von einem Drehtag allein mit zehn Blöcken von Setup bis Abbau bis zu vier Drehtagen mit drei Units an acht Locations. Du musst nicht alle sechs Bereiche nutzen – ein Tag, ein Block, fertig, funktioniert genauso.
Zur Einordnung: Die Shooting-Planung ist aktuell als Beta verfügbar und wird pro Workspace freigeschaltet.
Vom Drehplan zur Auslieferung
Ein Drehplan endet nicht mit dem Wrap. Das Material muss gesichtet, geschnitten, abgestimmt und übergeben werden – und dieser Teil dauert bei den meisten Produktionen länger als der Dreh selbst.
Wenn Plan und Auslieferung im selben Projekt liegen, entfällt der Bruch dazwischen: Das gedrehte Material landet dort, wo der Block geplant war, das Video-Feedback hängt am selben Projekt, und der Kunde sieht auf einer Status-Seite, wie weit die Produktion ist, statt nachzufragen. Wie du das Kundenfeedback frame-genau statt per Mail einsammelst, steht im Beitrag zu den Video-Review-Tools.
FAQ: Drehplan erstellen
Was gehört in einen Drehplan?
Pro Drehblock: was gedreht wird, wie lange es dauert, welches Team beteiligt ist, an welcher Location gedreht wird und welches Equipment gebraucht wird. Dazu Umbau- und Fahrtzeiten als eigene Blöcke sowie die Fixpunkte, die nicht verschiebbar sind – Verfügbarkeit von Personen, Raumbelegung, Sonnenstand.
Was ist der Unterschied zwischen Drehplan und Callsheet?
Der Drehplan ist die Übersicht über die gesamte Produktion mit allen Drehtagen. Das Callsheet ist die Tagesdisposition für einen einzelnen Drehtag mit Call Times, Adressen, Ablauf und Kontakten. Das Callsheet entsteht aus dem Drehplan, ersetzt ihn aber nicht.
Wie viel Puffer sollte ich einplanen?
Statt eines Sammelpuffers am Tagesende besser kleine Puffer hinter jedem kritischen Block. Umbau, Licht-Setup und Fahrtzeiten gehören als eigene Blöcke in den Plan, nicht in die Pufferrechnung – sie sind Arbeitszeit, keine Reserve.
Reicht Excel für einen Drehplan?
Für die Planungsphase ja. Am Drehtag stößt eine Tabelle an drei Grenzen: konkurrierende Versionen, schlechte Lesbarkeit auf dem Handy und zu viel Information pro Person. Ab zwei parallelen Teams wird das spürbar.
Wie bekommt die Crew den Plan, ohne sich anzumelden?
In Exportlab wird die Crew per Einladungslink hinzugefügt, ohne dass jeder ein Konto anlegen muss. Der Kunde bekommt einen eigenen Link und sieht dort ausschließlich die freigegebenen Inhalte.
Fazit
Einen Drehplan zu erstellen, der hält, ist weniger eine Frage des Werkzeugs als der Einheit: Drehblöcke mit Dauer statt einer Liste fester Uhrzeiten, Umbauzeiten als eigene Blöcke, Puffer dort, wo der Verzug entsteht, und kritische Inhalte früh am Tag.
Der zweite Teil ist die Verteilung. Ein Plan, den alle gleichzeitig sehen und in dem jeder nur seinen Ausschnitt bekommt, erspart am Drehtag genau die Rückfragen, die sonst zwischen zwei Blöcken passieren. Wie das konkret aussieht, zeigt die Shooting-Planung – und wenn du den Kunden über den Fortschritt nach dem Dreh auf dem Laufenden halten willst, ohne ihn in den Plan zu lassen, hilft eine Status-Seite.
