Exportlab-Benachrichtigungen in Microsoft Teams erhalten
Produktionsteams, die in Microsoft Teams arbeiten, sollten nicht extra zu Exportlab wechseln müssen, um zu erfahren, was passiert ist. Ein Vertrag wurde unterschrieben, ein Video ist fertig verarbeitet, ein Kunde hat Feedback gegeben — das sind Dinge, die dein Team wissen muss, und sie sollten dort ankommen, wo das Team ohnehin ist.
Die Exportlab-Microsoft-Teams-Integration sendet Benachrichtigungen an deine Teams-Channels, sobald wichtige Ereignisse in Exportlab eintreten. Du entscheidest, welche Ereignisse du erhältst und wohin sie gehen. Alles andere läuft automatisch.
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Was ist die Teams-Integration?
Es handelt sich um eine Benachrichtigungs-Integration. Passiert etwas in Exportlab — eine Galerie wird veröffentlicht, ein Gast lädt Dateien hoch, der Speicherplatz erreicht einen Warnwert — erhält Teams eine formatierte Nachricht im konfigurierten Channel.
Die Verbindung ist einseitig: Exportlab sendet, Teams empfängt. Es gibt keinen Workflow-Builder. Dein Team bleibt informiert, ohne Exportlab checken zu müssen, und ohne dass jemand Updates manuell weitergeben muss.
Wenn du auf Basis von Exportlab-Ereignissen Aktionen in anderen Tools auslösen möchtest — Projektboards aktualisieren, Aufgaben erstellen, CRM-Einträge ändern — eignen sich die Make- oder Zapier-Integration dafür besser.
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Warum Exportlab mit Microsoft Teams verbinden?
Studios, Agenturen und Produktionsfirmen, die mit Microsoft 365 arbeiten, nutzen Teams bereits als zentrale Kommunikationsdrehscheibe. E-Mail, Calls, Dateifreigabe, Projekt-Channels — alles ist dort vorhanden. Was fehlt, ist Exportlab.
Ohne diese Integration existieren Exportlab-Ereignisse in einer Blase. Jemand muss nachsehen, eine Änderung bemerken und das Team informieren. Das erzeugt Reibung und Verzögerung.
Mit der Teams-Integration landen Ereignisse direkt in den Channels, in denen ohnehin schon kommuniziert wird:
- Ein Vertrag wird unterschrieben — der Projekt-Channel weiß Bescheid, bevor jemand Exportlab öffnet
- Video-Feedback trifft ein — der Editor sieht eine Benachrichtigung im Produktions-Channel
- Eine Galerie geht live — die Bestätigung landet in Teams ohne manuellen Check
- Der Speicherplatz wird knapp — der Alarm geht an die zuständige Person
Unterschiedliche Ereignisse können an unterschiedliche Channels gehen. Business-Ereignisse an den Kunden- oder Account-Channel, Produktionsereignisse an das Kreativteam, Hintergrund-Alarme an die richtige Person — nicht an alle.
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So richtest du die Integration ein
Schritt 1 — Einen Webhook in Microsoft Teams über Power Automate erstellen
Die Exportlab-Teams-Integration nutzt einen Incoming Webhook, den du über Power Automate (Workflows) in Teams erstellst.
Navigiere in Teams zu dem Channel, in dem du Benachrichtigungen erhalten möchtest. Klicke auf die Schaltfläche + (Apps) und suche nach Workflows. Wähle die Vorlage „Nachricht in einem Kanal posten, wenn eine Webhook-Anfrage empfangen wird". Folge den Schritten zur Konfiguration des Webhooks und kopiere die generierte Webhook-URL.
Exportlab enthält im Einstellungsbereich ein visuelles Tutorial, das dich Schritt für Schritt durch diesen Prozess führt.
Schritt 2 — Die Webhook-URL in Exportlab einfügen
Gehe in Exportlab zu Einstellungen → Integrationen → Microsoft Teams. Füge die Webhook-URL in das Eingabefeld ein und klicke auf Verbinden. Die URL muss powerplatform.com oder webhook.office.com enthalten.
Schritt 3 — Gewünschte Ereignisse aktivieren
Nach dem Verbinden erscheint eine Liste der Benachrichtigungsereignisse. Aktiviere die für dein Team relevanten Ereignisse. Du kannst diese jederzeit anpassen, ohne die Verbindung neu einzurichten.
Schritt 4 — Verbindung testen
Klicke auf Testen, um eine Testbenachrichtigung an deinen Teams-Channel zu senden. Kommt die Nachricht korrekt formatiert an, ist die Integration aktiv.
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Verfügbare Benachrichtigungen
Vertrag unterschrieben
Wird ausgelöst, wenn ein Kunde einen Vertrag in Exportlab unterschreibt. Das Projektteam sieht sofort, dass der Auftrag bestätigt ist, ohne auf eine E-Mail oder ein Meeting warten zu müssen.
Vertrag vollständig unterschrieben
Wird ausgelöst, wenn alle Parteien die Unterschrift geleistet haben. Erfordern deine Verträge mehrere Unterschriften, signalisiert dieses Ereignis, dass die Vereinbarung vollständig bindend ist und das Projekt starten kann.
Video-Review-Feedback
Wird ausgelöst, wenn ein Kunde Feedback zu einem Video im Review-Tool von Exportlab abgibt. Die Benachrichtigung enthält den Namen des Reviewers und eine Zusammenfassung der Kommentare, damit der Editor schnell reagieren kann.
Galerie veröffentlicht
Wird ausgelöst, wenn eine Galerie veröffentlicht oder depubliziert wird. Nützlich, um die Zustellung an den Kunden zu bestätigen oder das Team zu informieren, wenn sich der Zugriff geändert hat.
Videoverarbeitung abgeschlossen
Wird ausgelöst, wenn ein Video nach dem Upload fertig verarbeitet ist. Die Benachrichtigung verlinkt direkt zum Video-Desk, sodass das Team ohne Umweg durch Exportlab direkt zur Freigabe springen kann.
Check-in bei Gruppen-Shooting
Wird ausgelöst, wenn sich jemand bei einem Gruppen-Shooting einloggt. Nützlich für Studios mit strukturierten Portrait-Tagen oder Events — das Team sieht Ankünfte, sobald sie passieren.
Gast-Upload
Wird ausgelöst, wenn ein Kunde oder Gast über einen Gast-Event-Link Dateien hochlädt. Ein nützliches Signal, dass eingehende Inhalte angekommen und zur Prüfung bereit sind.
Speicherwarnung
Wird ausgelöst, wenn die Speichernutzung des Workspace einen Schwellenwert überschreitet. Eine frühzeitige Warnung verhindert Upload-Probleme während laufender Projekte.
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Praxisbeispiele
Agentur-Projekt-Channel
Eine Agentur leitet alle Exportlab-Ereignisse für einen bestimmten Kunden an dessen Teams-Channel weiter. Vertragsbenachrichtigungen kommen an, sobald der Deal bestätigt ist. Video-Feedback landet dort, wenn der Kunde einen Schnitt prüft. Die Bestätigung der Galerie-Zustellung erscheint, sobald die Arbeit versendet wurde. Das Account-Team bleibt informiert, ohne Exportlab zu öffnen.
Kreativteam-Channel
Ein Produktionsteam hat einen Produktion-Channel, in dem Benachrichtigungen zu Videoverarbeitung und Feedback eintreffen. Editoren sehen, wann eine neue Version zur Prüfung bereitsteht und wann Kundenanmerkungen eingegangen sind — alles ohne Tool-Wechsel.
Betrieb und Management
Eine Studioleitung erhält Speicherwarnungen und Vertragsereignisse in einem privaten Channel. Vertrag unterschrieben bedeutet, ein neues Projekt muss eingeplant werden. Speicherwarnung bedeutet, es ist Zeit, den Plan zu überprüfen. Beides trifft ein, ohne dass jemand hinterherlaufen muss.
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Exportlab und Teams vs. Slack
Die Slack- und die Teams-Integration funktionieren nach demselben Prinzip und unterstützen einen ähnlichen Satz an Ereignissen. Nutzt dein Team Teams, ist das die richtige Wahl. Nutzt ihr beides, kannst du beide Integrationen unabhängig voneinander verbinden und Ereignisse dorthin leiten, wo sie am nützlichsten sind.
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Jetzt loslegen
Die Exportlab-Microsoft-Teams-Integration ist in wenigen Minuten eingerichtet und hält dein Team informiert, ohne ein neues Tool oder eine neue Gewohnheit einzuführen. Lebt dein Produktionsteam in Teams, gehören Exportlab-Ereignisse dort ebenfalls hin.
