Drehplan-Vorlage (Excel, kostenlos) — plus drei echte Beispiele
Hier ist die Drehplan-Vorlage zum Herunterladen — eine Excel-Datei mit zehn Blättern, die über IDs miteinander verknüpft sind. Kein Formular, keine E-Mail-Adresse.
Dazu drei ausgefüllte Beispiele aus echten Produktionsgrößen: ein Solo-Drehtag, ein Content Day mit zwei Teams, und eine Multi-Team-Kampagne mit 41 Drehblöcken an neun Locations. Die sind interessanter als die leere Vorlage, weil sie zeigen, wo das Prinzip trägt — und wo es anfängt zu kippen.
Die Downloads
→ Drehplan-Vorlage herunterladen (Excel, leer)
Zehn Blätter, Kopfzeilen und Spaltenbreiten vorbereitet, keine Daten. Direkt losschreiben.
Und die drei Beispiele, jeweils vollständig ausgefüllt:
- Klein · Solo-Drehtag — Talking Heads plus Schulungsvideo, 1 Tag, 1 Team, 1 Location, 9 Drehblöcke
- Mittel · Content Day — Produktlaunch, 2 Teams, 3 Locations, 14 Blöcke, 18 Content-Items
- Groß · Multi-Team-Kampagne — 4 Drehtage, 3 Units, 9 Locations, 41 Blöcke, 70 Beteiligte
Wie die Vorlage aufgebaut ist
Der Unterschied zu den meisten Drehplan-Vorlagen: Das hier ist keine einzelne Tabelle mit Uhrzeiten, sondern zehn Blätter, die über IDs zusammenhängen. Genau das macht sie brauchbar, sobald mehr als eine Person beteiligt ist.
| Blatt | Was drinsteht | Schlüssel |
|---|---|---|
| Übersicht | Projekt, Zeitraum, Größe, Kennzahlen | — |
| Teams | Units mit Lead, Mitgliedern und Fokus | Team-ID (T01…) |
| Locations | Adresse, Typ, Kontakt, Zugang, Notizen | Location-ID (L01…) |
| Schedule | ein Drehblock pro Zeile: Datum, Start, Ende, Typ | Block-ID (B001…) |
| Content | was gedreht wird, Format, Priorität, Status | Content-ID (C001…) |
| Scripts | Fassung, Owner, Status | Script-ID (S001…) |
| Shot List | Shots je Content und Block, Typ, Versionen | Shot-ID (SH001…) |
| Checkliste | Aufgaben mit Scope, Owner, Pflicht-Flag | Check-ID (CL001…) |
| Equipment | Gerät, Kategorie, Menge, Scope | Equip-ID (E001…) |
| Crew & Beteiligte | Crew, Talent, Statisten mit Rolle und Blöcken | Person-ID (P001…) |
Das Prinzip: Der Schedule ist der Kern. Jede Zeile dort ist ein Drehblock mit einer Block-ID. Alles andere hängt daran — Team-ID und Location-ID sagen, wer wo dreht; die Content-ID verbindet den Block mit dem, was gedreht wird; Shots, Scripts und Equipment referenzieren wiederum den Content oder den Block.
Dadurch lässt sich jede Frage beantworten, die am Drehtag wirklich gestellt wird: Was ist um 10:15 dran, wer steht dabei, an welcher Location, mit welchem Equipment — und welcher Shot fehlt noch.
So füllst du sie aus
1. Teams und Locations zuerst
Bevor du einen Block anlegst: Units und Drehorte eintragen und IDs vergeben. Alles andere referenziert sie.
2. Schedule in Blöcken, nicht in Uhrzeiten
Ein Block = ein Setup. Dauer eintragen, nicht nur die Startzeit — dann rückt bei Verzug alles automatisch mit.
3. Umbau und Fahrt als eigene Blöcke
Licht-Setup unter 30 Minuten ist selten. Steht es nicht im Plan, passiert es trotzdem — zulasten des nächsten Blocks.
4. Content vor Shots
Erst was gedreht wird (Content), dann wie (Shots). Ein Content-Item kann mehrere Shots über mehrere Blöcke haben.
5. Equipment mit Scope
Pro Tag, pro Team oder projektweit. Das ist der Unterschied zwischen einer Packliste und einer, die am Set stimmt.
6. Crew mit Block-IDs
Nicht nur Namen, sondern in welchen Blöcken jemand gebraucht wird. Daraus entsteht später die Call Time.
Wo die Vorlage trägt — und wo sie kippt
Beim kleinen Beispiel ist Excel völlig in Ordnung. Ein Drehtag, ein Team, neun Blöcke: Das passt auf einen Bildschirm, und wenn sich etwas verschiebt, ändert eine Person eine Zeile.
Schau dir dann das große Beispiel an. Vier Drehtage, drei Units parallel, neun Locations, 41 Blöcke, 70 Beteiligte. Die Datei funktioniert immer noch — aber drei Dinge sind jetzt ungelöst, und keines davon lässt sich mit einer besseren Tabelle beheben:
- Versionen. Sobald die Datei verschickt wird, existiert sie mehrfach. Die Frage „ist das die aktuelle?" kostet am Set mehr Zeit als die Änderung selbst.
- Lesbarkeit am Set. Niemand öffnet um 6:45 Uhr einen Laptop. 41 Blöcke über zehn Blätter auf einem Handy sind keine Arbeitsgrundlage.
- Zu viel pro Person. Die Kamera-Unit braucht ihre nächsten zwei Blöcke, nicht den Plan aller drei Units. Jede fremde Zeile ist eine, in der die eigene untergeht.
Dazu der Kunde: Er will wissen, wann was passiert — aber nicht jede interne Notiz und jede Umbaupause sehen. In einer geteilten Datei ist beides dasselbe Dokument.
Derselbe Plan, nur live
Wenn du an diesem Punkt bist, ist die Shooting-Planung in Exportlab dieselbe Struktur — nur dass sie nicht als Datei verschickt wird.
Die zehn Blätter entsprechen dort sechs Bereichen: Drehplan und Timetable, Teams und Crew, Content und Scripts, Locations mit Karte, Equipment und Checkliste, sowie Beteiligte und Kunde. Verschiebst du einen Block, rückt alles danach mit — und die Änderung ist sofort bei allen, ohne neue Dateiversion.
Am Drehtag zeigt die App den Block, der gerade läuft, und den danach, für genau die Person, die draufschaut. Die Crew kommt per Einladungslink dazu, ohne Account-Zwang. Der Kunde bekommt einen eigenen Link und sieht nur Freigegebenes. Und der Tag bleibt offline lesbar, was in Tiefgaragen und Landgasthöfen der eigentliche Unterschied ist.
Zur Einordnung: Die Shooting-Planung ist derzeit Beta und wird pro Workspace freigeschaltet. Und ganz ehrlich: Für einen Solo-Drehtag mit neun Blöcken brauchst du sie nicht. Nimm die Excel-Vorlage.
FAQ: Drehplan-Vorlage
Ist die Drehplan-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja, ohne E-Mail-Adresse und ohne Registrierung. Die leere Arbeitsvorlage und die drei ausgefüllten Beispiele sind direkte Downloads.
Funktioniert die Vorlage in Google Sheets oder Numbers?
Ja. Es ist eine normale XLSX-Datei — Google Sheets und Numbers öffnen und konvertieren sie. Spaltenbreiten und Formatierungen können dabei leicht abweichen, die Struktur bleibt.
Was ist der Unterschied zwischen Drehplan und Callsheet?
Der Drehplan umfasst die gesamte Produktion mit allen Drehtagen. Das Callsheet ist ein einzelner Tag daraus, für die Crew dieses Tages, angereichert um Parken, Zugang, Kontakte und Sicherheit. Ausführlich steht das im Beitrag zum Callsheet.
Wofür sind die IDs in der Vorlage?
Sie verbinden die Blätter. Eine Block-ID im Schedule taucht in der Shot List und bei der Crew wieder auf — so ist nachvollziehbar, welcher Shot in welchem Block gedreht wird und wer dafür da sein muss. Ohne IDs wird jedes Blatt eine eigene Insel.
Ab wann reicht Excel für den Drehplan nicht mehr?
Erfahrungsgemäß ab zwei parallelen Teams oder mehreren Drehtagen. Nicht weil die Tabelle schlechter wird, sondern weil dann Versionen kursieren, der Plan auf dem Handy gelesen werden muss und jeder nur seinen Ausschnitt braucht.
Kann ich die Vorlage für Fotoshootings nutzen?
Ja. Die Begriffe sind auf Videodrehs gemünzt, die Struktur passt aber genauso: Blöcke sind dann Setups oder Looks, Content sind die Motive, und die Shot List wird zur Aufnahmeliste.
Fazit
Eine Drehplan-Vorlage ist dann gut, wenn sie mehr kann als Uhrzeiten auflisten: Blöcke mit Dauer, Teams und Locations per ID verknüpft, Shots am Content und Equipment mit Scope. Genau das liefert die Datei oben — kostenlos und ohne Formular.
Und dann schau dir das große Beispiel an. Wenn dein nächster Dreh so aussieht, ist die Tabelle nicht das Problem — das Verteilen ist es. Dafür gibt es die Shooting-Planung. Wie du den Plan inhaltlich aufbaust, steht in Drehplan erstellen.
